Haldinn föstudaginn 19. janúar 2017 á Café Riis á Hólmavík,
Mættir fundarmenn eru: Aðalsteinn Óskarsson FV, Ásta Þórisdóttir, Strandabyggð, Davíð Rúnar Gunnarsson, Vesturbyggð, Indriði Freyr Indriðason, Tálknafjarðarhreppi, Jenný Jensdóttir, Kaldrananeshreppi, Jón Páll Hreinsson, Bolungarvíkurkaupstað, Pétur Georg Markan, Súðavíkurhreppi og Sandra Rún Björnsdóttir Reykhólahreppi. Lína Björg Tryggvadóttir Verkefnastjóri FV sem einnig ritaði fundargerð. Engir fulltrúar komu frá Árneshreppi vegna ófærðar né heldur frá Ísafjarðarbæ.
1. a) Skipurit verkefnisins sett upp. EarthCheck gerir þá kröfu að Framkvæmdarráð setji fram og samþykki skipurit þar sem fram kemur hvernig verklag skal vera háttað. Verkefnastjóri lagði fram fram þrjár gerðir af skipuritum en lagði til að Framkvæmdarráð samþykkti skipurit nr. 3. og var það samþykkt samhljóða á fundinum. Á því skipuriti eru sveitarfélögin efst Framkvæmdarráð þar fyrir neðan og þar á eftir kemur verkefnastjóri Fjórðungssambands og þar við hliðina Grænt teymi.
b) Fjallað var um hvert hlutverk verkefnisins ætti að vera og hagsmunaaðilar verkefnisins skilgreindir. Verkefnastjóri mun senda skilgreindum hagsmunaðilum póst til að greina frá verkefninu og hvernig þeir geta komið að því og nýtt sér það í sinni starfssemi. Framkvæmdarráð ákvað að meiri umfjöllun yrði að fara fram á öðrum vettvangi varðandi hlutverk verkefnisins og mun verkefnastjóri ganga frekar í það mál.
2. Skipunarbréf verkefnastjóra og umfjöllun um stofnun græns teymis – EarthCheck leggur til að verkefnastjóri hafi grænt teymi sér við hlið. Skal það vera skipað fólki sem hefur áhuga á umhverfismálum. Framkvæmdarráð samþykkti að slíkt teymi skuli skipað og skal í því vera þrír aðilar. Einn fyrir norðanverða Vestfirði einn fyrir sunnanverða Vestfirði og einn fyrir strandirnar. Verkefnastjóri hefur tillögurétt varðandi það fólk sem mun skipa teymið og þarf Framkvæmdarráð að samþykkja þá tillögu eða koma með eigin tillögu á móti. Nefndin gerði tillögu þess efnis að fundarseta fyrir grænt teymi verði greidd af FV ef þeir eru ekki starfsmenn sveitarfélaganna sem fengju að vinna að þessu í sínum vinnutíma.
Verkefnastjóri lagði fram tillögu að Framkvæmdarráð skuli vera skipað af framkvæmdarstjórum sveitarfélaganna. Væri það gert til þess að þeir aðilar sem sitji í Framkvæmdarráðinu hefðu umboð til að samþykkja verkefni áfram ef á þyrfti að halda. Tillagan var ekki samþykkt og lagði Framkvæmdarráð fram eftirfarandi tillögu sem var samþykkt. - Framkvæmdarráð skal vera skipað af fólki sem hefur umboð frá sveitarstjórn en valkvætt skal vera hvort Framkvæmdarstjórar sitja þar inni.
3. Framkvæmdaráætlun – Farið var yfir verkefni sem eru sett eru fram í Framkvæmdaráætlun 2014-2019. Verkefnastjóri skal vinna að framkvæmdaráætluninni með grænu teymi og setja verkefnin þannig upp að þau séu skilgreind og sett verði upp fjárhagsáætlun fyrir hvert verkefni fyrir sig. Skal það svo gert svo að sveitarfélögin geti betur lagt mat á það hvort það sé raunhæft að samþykkja verkefnin áfram. Framkvæmdaráætlun mun vera lögð fyrir allar sveitarstjórnirnar níu þegar hún er tilbúin til samþykktar eða synjunar.
4. Farið yfir sameiginlega stefnu sveitarfélaga – EarthCheck setur þær reglur að farið sé yfir sameiginlega stefnu sveitarfélaganna ár hvert. Var farið yfir þá punkta sem úttektaraðili benti á að hægt væri að bæta inn í og veiti Framkvæmdarráð verkefnastjóra leyfi til að koma með tillögu að breytingum. Verkefnastjóri mun leggja til breytingar og senda póst á Framkvæmdarráðið sem þarf að samþykkja áður en stefnan verður lögð fyrir sveitarstjórnir.
5. Hagsmunaaðilar – fjallað um hverjir eru hagsmunaaðilar og af hverju sveitarfélögin ákváðu að fara í verkefnið Umhverfisvottaðir Vestfirðir. Sveitarfélögin á Vestfjörðum fóru í verkefni með þann tilgang fyrir höndum að huga að sjálfbærni svæðisins. Áhuginn byrjaði þegar Ferðamálasamtök Vestfjarða bentu á að með því að fara í þessa leið gæti sveitarfélagið aðstoðað greinina við að dafna. Eftir því sem tíminn leið þá fóru fyrirtæki í matvælaiðnaði einnig að benda á það að starfa innan vottaðs samfélags gæti hjálpað þeim í uppbyggingu á svæðinu. Ástæða sveitarfélaganna fyrir því að vera í verkefninu er því sú að þeir telji að með því að vinna að því að huga að sjálfbærni setja skýrari sýn á umhverfi eru þau að aðstoða fyrirtæki á svæðinu að byggja sig upp og þannig efla sveitarfélögin sig í leiðinni. Hagsmunaaðilar verkefnisins eru því fyrirtæki á svæðinu sem hafa hag að því að vinna í vottuðu samfélagi. Verkefnastjóra falið að vinna upp lista.
6. Önnur mál – Fjallað var um grænt bókhald. Bent var á að hægt er að nota verkefnakvóta í stað þess að brjóta upp bókhaldslyklana sjálfa. Verkefnastjóra falið að vinna verkefnið áfram með starfsmönnum sveitarfélaganna.
Fleira ekki gert og fundi slitið kl. 16:00